HELSINKI Suomen Sukututkimusseura on julkaissut verkkosivullaan tietosuojaohjeistuksen ”Vastuullinen henkilötietojen käsittely sukututkimuksessa.” Siinä kerrotaan, kuinka EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sovelletaan erilaisissa sukututkimustilanteissa.

Lisäksi Suomen Sukututkimusseura on yhdessä Suomen Sukuhistoriallinen yhdistyksen kanssa antanut yhteisen julkilausuman vastuullisuudesta sukututkimuksessa.

Tietosuojaohjeistuksen tarkoituksena on antaa sukuharrastajille perustiedot tietosuojalainsäädännöstä ja ohjeita sen soveltamiseksi erilaisissa sukututkimustilanteissa. Lisäksi ohjeistuksen alussa luodaan katsaus tämän päivän sukututkimukseen sekä niihin oikeuksiin ja velvollisuuksiin, joiden varassa sukututkimusta tehdään.

 – Yleisen tietosuoja-asetuksen soveltamisen ulkopuolelle jää kuolleiden henkilötietojen käsittely ja sellainen käsittely, jonka yksityishenkilö tekee yksinomaan kotitaloutensa puitteissa (niin sanottu kotitalouspoikkeus). Nämä poikkeukset rajaavat asetuksen soveltamisen ulkopuolella valtaosan sukututkimuksesta, julkilausumassa todetaan.

Vastuullisen sukututkimuksen julkilausumassa Suomen Sukututkimusseura ja Suomen Sukuhistoriallinen yhdistys ry vetoavat suomalaisiin sukututkijoihin, että nämä kaikissa sukututkimustilanteissa edistäisivät vastuullisuutta tutkittavia henkilöitä, suurta yleisöä ja toisia sukututkijoita kohtaan.

Julkilausumassa todetaan, että vastuullinen sukututkimuksen perustana ovat laadukas sukututkimustyö, tietosuojan huomioiminen kaikissa sukututkimustilanteissa, ainoastaan turvallisen sukututkimustiedon jakaminen ja toisten sukututkijoiden oikeuksien kunnioittaminen.

– Kun sukututkija toimii vastuullisesti, hän huolehtii tutkimuskohteittensa yksityiselämän ja henkilötietojen suojasta ja siten kunnioittaa heidän perusoikeuksiaan. Samalla sukututkija ylläpitää suomalaisen sukututkimuksen korkeaa tasoa ja hyvää mainetta ja näin edistää kaikkien sukututkijoiden toimintaedellytyksiä yhteiskunnassa.

FAKTA
Vastuullisen sukututkimuksen julkilausuma

 Suomen Sukututkimusseura ja Suomen Sukuhistoriallinen yhdistys ry vetoavat suomalaisiin sukututkijoihin, että nämä kaikissa sukututkimustilanteissa edistäisivät vastuullisuutta tutkittavia henkilöitä, suurta yleisöä ja toisia sukututkijoita kohtaan. 

 Vastuullisen sukututkimuksen neljä kivijalkaa ovat seuraavat:

1. Panostetaan sukututkimustyön laatuun

 Sukututkimuksessa pyritään tuottamaan mahdollisimman laadukasta tietoa. Se tarkoittaa käytännössä monipuolista alkuperäisten lähdeaineistojen käyttämistä ja lähteisiin kohdistuvaa lähdekriittistä arviointia.

Luotettavan sukututkimuksen tulokset tunnistaa muun muassa siitä, että lähdetiedot on kirjattu erottamattomaksi osaksi sukutietoa. Oman sukututkimusosaamisen kehittäminen on avainasemassa laadukkaan sukututkimuksen edistämisessä.

2. Otetaan tietosuoja jokapäiväiseksi osaksi sukututkimustyötä

 Käsitellessään elossa olevien henkilötietoja sukututkijat arvioivat aina, miten yleisen tietosuoja-asetuksen säännökset tulee ottaa huomioon. Se voi vaihdella saman sukututkijan kohdalla eri käsittelytilanteissa. Lisäksi sukututkija huomioi vähän aikaa sitten kuolleiden arkaluonteisten henkilötietojen suojan. Sukututkimuksen tietosuojaohjeistus antaa yksityiskohtaisia ohjeita tietosuoja-asetuksen soveltamisesta.

3. Jaetaan ainoastaan turvallista sukututkimustietoa

 Sukututkijat tallentavat sukututkimusrekisteriinsä ja pitävät toisten saatavilla ainoastaan sellaista sukutietoa, jonka oikeellisuus on tarkistettu ja johon on liitetty lähdetiedot. Elossa olevia koskevaa sukututkimustietoa on turvallista jakaa tilanteesta riippuen vain silloin, kun siihen on saatu suostumus, tai jos henkilöille on tiedotettu jakamisesta käsittelytarkoituksena.

4. Huomioidaan myös toisten sukututkijoiden oikeudet

 Sukututkijat kunnioittavat myös toistensa oikeuksia. Tämä koskee ennen muuta tekijänoikeutta ja sen lähioikeuksia. Sitaattioikeutta käytetään hyvän tavan mukaisesti ja kuvaajan oikeus päättää oman valokuvansa käyttämisestä huomioidaan. Sukukirjoissa kunnioitetaan 10 vuoden luettelosuojaa ennen sukutaulutietojen syöttämistä yhteisessä käytössä olevaan verkkopalveluun.

Kun sukututkija toimii vastuullisesti, hän huolehtii tutkimuskohteittensa yksityiselämän ja henkilötietojen suojasta ja siten kunnioittaa heidän perusoikeuksiaan. Samalla sukututkija ylläpitää suomalaisen sukututkimuksen korkeaa tasoa ja hyvää mainetta ja näin edistää kaikkien sukututkijoiden toimintaedellytyksiä yhteiskunnassa.

Jouni Elomaa,
puheenjohtaja,
Suomen Sukututkimusseura                                                   

Sami Lehtonen,
puheenjohtaja,
Suomen Sukuhistoriallinen yhdistys ry.